Щоб клієнти записувалися до психолога самі, без переписки про вільні вікна, потрібні чотири речі: види сесій із тривалістю й ціною, робочий графік із перервами, правило скасування і посилання для запису, яким ви ділитеся. Клієнт відкриває посилання, обирає вид сесії, дату й вільний час — і запис одразу потрапляє у ваш календар. Нижче — як налаштувати кожен крок і яких помилок уникнути.

Чому переписка про час забирає більше, ніж здається

«Коли вам зручно?» — «Можу в четвер після шостої». — «У четвер зайнято, а п'ятниця о 17:00?» — «Ні, тоді у вівторок». Знайома розмова. Одна така переписка займає кілька хвилин, але їх десятки на тиждень, і вони приходять у будь-який момент: між сесіями, увечері, у вихідні.

Є й менш помітна ціна. Людині, яка вперше наважилася звернутися до психолога, кожен зайвий крок дає привід відкласти. Можливість одразу побачити вільний час і записатися без пояснень часто вирішує, чи відбудеться перша зустріч узагалі.

Що налаштувати, перш ніж ділитися посиланням

  1. Види сесій

    Назва, тривалість і вартість кожного формату, у якому ви працюєте.

  2. Робочий графік

    Дні й години, коли клієнти можуть записуватися, часовий пояс і перерва між сесіями.

  3. Відпустки й закриті години

    Дати, коли вас немає, щоб на них ніхто не записався.

  4. Правило скасування

    За скільки годин до початку клієнт ще може сам скасувати чи перенести запис.

  5. Посилання

    Загальне — для нових людей, персональне — для тих, з ким ви вже працюєте.

Крок 1. Види сесій: тривалість і вартість

Вид сесії визначає, скільки часу займе запис, тому саме з нього починається онлайн-запис. Для кожного формату вкажіть назву, тривалість у хвилинах і вартість. Типові приклади: «Перша консультація», «Індивідуальна сесія», «Сесія для пари».

Назву пишіть так, як її зрозуміє клієнт, а не колега. «Індивідуальна консультація, 50 хв» зрозуміліше, ніж «КПТ-сесія». Якщо у вас є формати, які ви не хочете пропонувати всім (наприклад, особливі домовленості з окремими клієнтами), подумайте, чи показувати їх на сторінці запису.

Тривалість впливає не лише на саму зустріч, а й на те, скільки записів уміститься в день. Сесія на 90 хвилин займає більше місця в графіку, ніж дві короткі консультації, тому для довгих форматів вільних вікон буде менше. Вартість теж варто вказати одразу: людина, яка бачить ціну до запису, не почувається ніяково, питаючи про гроші, а ви не витрачаєте першу зустріч на з'ясування цього питання.

Крок 2. Робочий графік: коли клієнти можуть записатися

Графік для онлайн-запису — це не весь ваш робочий час, а лише ті години, які ви готові віддати клієнтам на самостійний запис. Решту часу ви залишаєте собі: для нотаток, супервізії, навчання чи особистих справ.

  • Години по днях. В один день можна мати кілька інтервалів, наприклад 10:00–13:00 і 15:00–19:00. День без інтервалів — вихідний.
  • Перерва між сесіями. Час, щоб перепочити й зробити нотатки. Без неї клієнти записуватимуться впритул один до одного.
  • Часовий пояс. Особливо важливий, якщо ви чи ваші клієнти живете в різних країнах.
  • Відпустки й закриті години. Внесіть їх заздалегідь — інакше доведеться переносити вже зроблені записи.

Крок 3. Правило скасування й перенесення

Онлайн-запис дає клієнтові свободу не лише записатися, а й самостійно змінити запис. Щоб ця свобода не обернулася скасуваннями за годину до сесії, задайте строк: наприклад, не пізніше ніж за 24 години до початку. Після цього строку клієнт уже не зможе змінити запис сам і має зв'язатися з вами.

Загальне і персональне посилання: кому яке

Зручно мати два типи посилань.

  • Загальне посилання — для людей, які ще не є вашими клієнтами. Його ставлять на сайт, у соцмережі, надсилають у відповідь на перше повідомлення. Новій людині потрібно вказати ім'я й телефон, щоб ви знали, хто записався.
  • Персональне посилання — для клієнтів, з якими ви вже працюєте. Воно вже «знає» людину, тож заповнювати контакти щоразу не треба: лише вид сесії, дата й час.

Де розмістити посилання для запису

  • На вашому сайті чи публічній сторінці — кнопкою «Записатися» поруч з описом вашого підходу.
  • В описі профілю в соцмережах.
  • У відповіді на перше повідомлення від нової людини — разом із коротким поясненням.
  • У підписі листів, якщо ви листуєтеся з клієнтами електронною поштою.
  • Наприкінці першої консультації — персональне посилання, щоб клієнт записувався далі сам.
Дякую, що написали. Вільний час для запису ви можете обрати за посиланням: [посилання]. Там видно види сесій, їхню тривалість і вартість. Якщо жоден час не підходить — напишіть, і ми спробуємо знайти варіант.
— Приклад відповіді новому клієнту

Що бачить клієнт, коли записується

Корисно хоча б раз пройти запис самому, від імені клієнта, — так ви побачите, чи все зрозуміло. Типовий шлях виглядає так:

  1. Обирає вид сесії — і бачить лише ті дати, куди ця сесія вміщується.
  2. Обирає дату і вільний час у своєму часовому поясі.
  3. Новий клієнт вказує ім'я та телефон.
  4. Натискає «Записатися» і бачить підтвердження: дата, час, вид сесії, можливість додати зустріч у свій календар.
  5. Зберігає посилання на свій запис — за ним можна скасувати або перенести його в межах вашого правила.

Чи підходить онлайн-запис усім клієнтам

Не всім однаково зручно. Молодші клієнти зазвичай записуються за посиланням без питань, а людям старшого віку чи тим, хто рідко користується інтернетом, буває простіше домовитися голосом. Онлайн-запис не має бути єдиним шляхом: залиште можливість написати чи зателефонувати, а запис у такому разі зробіть самі.

Допомагає й коротке пояснення. Скажіть клієнтові, що за посиланням він побачить лише вільний час, нічого не потрібно встановлювати, а якщо щось піде не так — можна просто написати вам. Для багатьох людей саме це знімає тривогу перед «ще однією програмою».

Окремо подумайте про першу зустріч. Деякі терапевти воліють спершу коротко поговорити з людиною, а вже потім давати посилання. Інші, навпаки, відкривають запис на першу консультацію всім. Обидва підходи робочі — важливо, щоб формат, який ви показуєте на сторінці запису, відповідав тому, як ви насправді працюєте з новими людьми.

Типові помилки під час налаштування

  • Відкрити весь тиждень з ранку до ночі. Клієнти заповнять ті години, які ви насправді хотіли залишити собі.
  • Забути про перерви. Чотири сесії поспіль без паузи — це не продуктивність, а виснаження і поспіхом написані нотатки.
  • Не внести відпустку. Хтось обов'язково запишеться саме на той тиждень.
  • Незрозумілі назви видів сесій. Людина, яка вперше йде до психолога, не знає, чим «сесія» відрізняється від «консультації».
  • Не пояснити правило скасування. Якщо клієнт дізнається про строк лише тоді, коли вже не може скасувати, це псує стосунки.
  • Не перевірити посилання самому. Відкрийте його в іншому браузері чи на телефоні і пройдіть увесь шлях.

Як це влаштовано в Praxis

У кабінеті Praxis запис налаштовується двома пунктами меню. У «Види сесій» ви додаєте назву, тривалість у хвилинах і вартість у гривнях, доларах чи євро; галочка «Показувати клієнтам» у кожного виду визначає, що клієнти бачать на сторінці запису. У «Робочий графік» — робочі години по днях (кілька інтервалів у день), часовий пояс, перерву між сесіями і строк «Скасування клієнтом». Там само окремо закриваються відпустки і години одного дня.

Щойно графік і види сесій заповнені, з'являється посилання для запису з кнопками «Копіювати» і «Відкрити». Новий клієнт за загальним посиланням вводить ім'я й телефон і одразу з'являється у вашому списку клієнтів. Персональне посилання копіюється зі списку «Клієнти», а кнопка «Записатися» з'являється і на вашому портфоліо. Запис — це одразу сесія в «Робочому журналі терапії», а про новий запис, перенесення чи скасування ви отримуєте сповіщення.

Часті питання

Чи може клієнт записатися на час, коли психолог у відпустці?

Ні, якщо відпустка внесена в графік: закриті дні й години клієнт просто не бачить серед вільних. Тому відпустки варто вносити одразу, як тільки ви про них знаєте.

Чи можна записати клієнта поза робочим графіком?

Так. Робочий графік — це правило для самостійного запису клієнтів. Якщо ви з кимось домовилися на інший час, ви записуєте його вручну на будь-який вільний час.

Що буде, якщо двоє клієнтів одночасно оберуть один і той самий час?

Запис отримає той, хто підтвердить першим. Другий побачить, що час щойно зайняли, і зможе обрати інший — двох записів на одну годину не буде.

Чи треба клієнту реєструватися, щоб записатися?

Ні. За загальним посиланням новій людині достатньо вказати ім'я та телефон, email — за бажанням. Клієнт, у якого вже є особистий кабінет, може записатися і звідти, кнопкою «Записатися» в «Мої записи».