Чтобы клиенты записывались к психологу сами, без переписки о свободных окнах, нужны четыре вещи: виды сессий с длительностью и ценой, рабочий график с перерывами, правило отмены и ссылка для записи, которой вы делитесь. Клиент открывает ссылку, выбирает вид сессии, дату и свободное время — и запись сразу попадает в ваш календарь. Ниже — как настроить каждый шаг и каких ошибок избежать.

Почему переписка о времени отнимает больше, чем кажется

«Когда вам удобно?» — «Могу в четверг после шести». — «В четверг занято, а пятница в 17:00?» — «Нет, тогда во вторник». Знакомый разговор. Одна такая переписка занимает несколько минут, но их десятки в неделю, и приходят они в любой момент: между сессиями, вечером, в выходные.

Есть и менее заметная цена. Человеку, который впервые решился обратиться к психологу, каждый лишний шаг даёт повод отложить. Возможность сразу увидеть свободное время и записаться без объяснений часто решает, состоится ли первая встреча вообще.

Что настроить, прежде чем делиться ссылкой

  1. Виды сессий

    Название, длительность и стоимость каждого формата, в котором вы работаете.

  2. Рабочий график

    Дни и часы, когда клиенты могут записываться, часовой пояс и перерыв между сессиями.

  3. Отпуска и закрытые часы

    Даты, когда вас нет, чтобы на них никто не записался.

  4. Правило отмены

    За сколько часов до начала клиент ещё может сам отменить или перенести запись.

  5. Ссылка

    Общая — для новых людей, персональная — для тех, с кем вы уже работаете.

Шаг 1. Виды сессий: длительность и стоимость

Вид сессии определяет, сколько времени займёт запись, поэтому именно с него начинается онлайн-запись. Для каждого формата укажите название, длительность в минутах и стоимость. Типичные примеры: «Первая консультация», «Индивидуальная сессия», «Сессия для пары».

Название пишите так, как его поймёт клиент, а не коллега. «Индивидуальная консультация, 50 мин» понятнее, чем «КПТ-сессия». Если у вас есть форматы, которые вы не хотите предлагать всем (например, особые договорённости с отдельными клиентами), подумайте, показывать ли их на странице записи.

Длительность влияет не только на саму встречу, но и на то, сколько записей уместится в день. Сессия на 90 минут занимает больше места в графике, чем две короткие консультации, поэтому для длинных форматов свободных окон будет меньше. Стоимость тоже стоит указать сразу: человек, который видит цену до записи, не чувствует неловкости, спрашивая о деньгах, а вы не тратите первую встречу на выяснение этого вопроса.

Шаг 2. Рабочий график: когда клиенты могут записаться

График для онлайн-записи — это не всё ваше рабочее время, а лишь те часы, которые вы готовы отдать клиентам для самостоятельной записи. Остальное время вы оставляете себе: для заметок, супервизии, обучения или личных дел.

  • Часы по дням. В один день можно задать несколько интервалов, например 10:00–13:00 и 15:00–19:00. День без интервалов — выходной.
  • Перерыв между сессиями. Время, чтобы передохнуть и сделать заметки. Без него клиенты будут записываться вплотную друг к другу.
  • Часовой пояс. Особенно важен, если вы или ваши клиенты живёте в разных странах.
  • Отпуска и закрытые часы. Внесите их заранее — иначе придётся переносить уже сделанные записи.

Шаг 3. Правило отмены и переноса

Онлайн-запись даёт клиенту свободу не только записаться, но и самостоятельно изменить запись. Чтобы эта свобода не обернулась отменами за час до сессии, задайте срок: например, не позже чем за 24 часа до начала. После этого срока клиент уже не сможет изменить запись сам и должен связаться с вами.

Общая и персональная ссылка: кому какая

Удобно иметь два типа ссылок.

  • Общая ссылка — для людей, которые ещё не являются вашими клиентами. Её размещают на сайте, в соцсетях, отправляют в ответ на первое сообщение. Новому человеку нужно указать имя и телефон, чтобы вы знали, кто записался.
  • Персональная ссылка — для клиентов, с которыми вы уже работаете. Она уже «знает» человека, поэтому заполнять контакты каждый раз не нужно: только вид сессии, дата и время.

Где разместить ссылку для записи

  • На вашем сайте или публичной странице — кнопкой «Записаться» рядом с описанием вашего подхода.
  • В описании профиля в соцсетях.
  • В ответе на первое сообщение от нового человека — вместе с коротким пояснением.
  • В подписи писем, если вы переписываетесь с клиентами по электронной почте.
  • В конце первой консультации — персональную ссылку, чтобы клиент записывался дальше сам.
Спасибо, что написали. Свободное время для записи вы можете выбрать по ссылке: [ссылка]. Там видны виды сессий, их длительность и стоимость. Если ни одно время не подходит — напишите, и мы постараемся найти вариант.
— Пример ответа новому клиенту

Что видит клиент, когда записывается

Полезно хотя бы раз пройти запись самому, от лица клиента, — так вы увидите, всё ли понятно. Типичный путь выглядит так:

  1. Выбирает вид сессии — и видит только те даты, куда эта сессия помещается.
  2. Выбирает дату и свободное время в своём часовом поясе.
  3. Новый клиент указывает имя и телефон.
  4. Нажимает «Записаться» и видит подтверждение: дату, время, вид сессии, возможность добавить встречу в свой календарь.
  5. Сохраняет ссылку на свою запись — по ней можно отменить или перенести её в рамках вашего правила.

Подходит ли онлайн-запись всем клиентам

Не всем одинаково удобно. Более молодые клиенты обычно записываются по ссылке без вопросов, а людям старшего возраста или тем, кто редко пользуется интернетом, бывает проще договориться голосом. Онлайн-запись не должна быть единственным путём: оставьте возможность написать или позвонить, а запись в таком случае сделайте сами.

Помогает и короткое пояснение. Скажите клиенту, что по ссылке он увидит только свободное время, ничего устанавливать не нужно, а если что-то пойдёт не так — можно просто написать вам. Для многих людей именно это снимает тревогу перед «ещё одной программой».

Отдельно подумайте о первой встрече. Некоторые терапевты предпочитают сначала коротко поговорить с человеком, а уже потом давать ссылку. Другие, наоборот, открывают запись на первую консультацию всем. Оба подхода рабочие — важно, чтобы формат, который вы показываете на странице записи, соответствовал тому, как вы на самом деле работаете с новыми людьми.

Типичные ошибки при настройке

  • Открыть всю неделю с утра до ночи. Клиенты заполнят те часы, которые вы на самом деле хотели оставить себе.
  • Забыть о перерывах. Четыре сессии подряд без паузы — это не продуктивность, а истощение и наспех написанные заметки.
  • Не внести отпуск. Кто-нибудь обязательно запишется именно на ту неделю.
  • Непонятные названия видов сессий. Человек, который впервые идёт к психологу, не знает, чем «сессия» отличается от «консультации».
  • Не объяснить правило отмены. Если клиент узнаёт о сроке лишь тогда, когда уже не может отменить, это портит отношения.
  • Не проверить ссылку самому. Откройте её в другом браузере или на телефоне и пройдите весь путь.

Как это устроено в Praxis

В кабинете Praxis запись настраивается двумя пунктами меню. В «Виды сессий» вы добавляете название, длительность в минутах и стоимость в гривнах, долларах или евро; галочка «Показывать клиентам» у каждого вида определяет, что клиенты видят на странице записи. В «Рабочий график» — рабочие часы по дням (несколько интервалов в день), часовой пояс, перерыв между сессиями и срок «Отмена клиентом». Там же отдельно закрываются отпуска и часы одного дня.

Как только график и виды сессий заполнены, появляется ссылка для записи с кнопками «Копировать» и «Открыть». Новый клиент по общей ссылке вводит имя и телефон и сразу появляется в вашем списке клиентов. Персональная ссылка копируется из списка «Клиенты», а кнопка «Записаться» появляется и на вашем портфолио. Запись — это сразу сессия в «Рабочем журнале терапии», а о новой записи, переносе или отмене вы получаете уведомление.

Частые вопросы

Может ли клиент записаться на время, когда психолог в отпуске?

Нет, если отпуск внесён в график: закрытые дни и часы клиент просто не видит среди свободных. Поэтому отпуска стоит вносить сразу, как только вы о них знаете.

Можно ли записать клиента вне рабочего графика?

Да. Рабочий график — это правило для самостоятельной записи клиентов. Если вы с кем-то договорились на другое время, вы записываете его вручную на любое свободное время.

Что будет, если двое клиентов одновременно выберут одно и то же время?

Запись получит тот, кто подтвердит первым. Второй увидит, что время только что заняли, и сможет выбрать другое — двух записей на один час не будет.

Нужно ли клиенту регистрироваться, чтобы записаться?

Нет. По общей ссылке новому человеку достаточно указать имя и телефон, email — по желанию. Клиент, у которого уже есть личный кабинет, может записаться и оттуда, кнопкой «Записаться» в «Мои записи».